Wachsen Ihnen Ihre Akten über den Kopf ?

Wir realisieren Ihr elektronisches Archiv auf PC-Basis, von der unabhängigen Kaufberatung für die richtige Hard- und Software über die Belegerfassung bis zur Installation auf Ihren Rechnern und der Schulung Ihrer Mitarbeiter/Innen.

  Warum elektronische Archivierung?

Die altbewährte, klassische Archivierungsmethode in Ordnern und Registraturmappen ist umständlich, zeitaufwendig und birgt eine Reihe von Gefahren:

• Originalakten wandern zum Teil unkontrolliert durch die Firma und können "verlegt" werden.
• Die Originale sind nicht fälschungssicher. Es können jederzeit unbemerkt Zusätze gemacht oder Veränderungen vorgenommen werden.
• Das klassische Archiv ist in höchstem Maße feuergefährdet, es sei denn Sie haben Vorkehrungen getroffen, deren Kostspieligkeit allein schon den Umstieg auf eine elektronische Lösung rechtfertigen.
• Bestimmte herkömmliche Materialien sind, insbesondere bei unsachgemäßer Lagerung, verstärkten Alterungsprozessen unterworfen oder vernichten sich mit der Zeit gar selbst.
• Ein Verlust der Originale kann existenzbedrohend sein
• Sie vernachlässigen u.U. bei sensiblen Daten durch mangelnde Sicherheitsvorkehrungen Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und den Behörden.

• Platz: Der Inhalt von bis zu 1.000 Aktenordnern kann je nach Art der Dokumente und Archivierung auf einer CD-ROM gespeichert werden.
• Zugriffszeit: Es gibt Falluntersuchungen in größeren Unternehmen, bei denen man einen durchschnittlichen Zeitaufwand von 9 Minuten pro Aktenvorgang in einem konventionellen Archiv errechnet hat. In einem PC-basierten Archivsystem dauert die Recherche i.d.R. nur Sekunden.
• Effektivität: Ihre Mitarbeiter arbeiten effektiver und motivierter, wenn Sie nicht kostbare Zeit mit dem monotonen wälzen von Akten verbringen müssen.
• Suchmöglichkeiten: Die Suchmöglichkeiten in einem elektronischen Archiv sind ungleich vielfältiger als in einem klassischen Archiv. Suchkriterien lassen sich kombinieren. Der gesamte Volltext kann erschlossen werden, das zeitaufwendige Erstellen von Registern und Katalogen entfällt.
• Standortunabhängigkeit: Durch die Einbindung eines elektronischen Archivsystems in ein Netzwerk kann der Zugriff standortunabhängig erfolgen: nicht nur der lästige Weg in den Keller bleibt erspart, die eigentlichen Daten können auch räumlich weit entfernt untergebracht werden.
• Materialkosten: Ein klassisches Archiv verschlingt erhebliche Mietkosten für Lagerräume sowie Materialkosten. Ein elektronisches Archiv können sie quasi "in die Tasche stecken".
• Personalkosten: Vor allem durch die schnellere Zugriffszeit bei der Recherche und beim wiederholten Zugriff auf Dokumente läßt sich für den Benutzer ein erhebliches Maß an Zeit sparen, daß sich direkt auf die Personalkosten auswirkt.
• Versandkosten: Wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen, fällt es leichter diese auch auf diesem Weg (e-mail, Fax) an die Empfänger zu übermitteln. Neben den Versandkosten wird hier auch wieder einmal Zeit gespart.
• Sicherheit: Schon vom Volumen her läßt sich ein PC-basiertes Archiv leichter gegen äußere Einflüsse (Feuer, Wasser, Einbruch usw). sichern. Zudem lassen sich leicht Mehrfachkopien der zu sichernden Daten anfertigen und auslagern.
• Zugriffskontrolle: Durch Paßwörter oder ausgefeilte Sicherheitsmechanismen läßt sich ein PC-System leichter vor unbefugtem Zugriff schützen als ein klassisches Archiv. Der Zugriff auf die Daten kann durch Protokolle leichter und permanenter kontrolliert werden.
• Alterungsbeständigkeit: Die bei der klassischen Ablage bekannten Gefahren für die Dokumente (vergilben, zerfallen, verschmutzen, usw.) gelten für die meisten EDV-Datenträger nicht. Optische Medien sind ideal für die Langzeitarchivierung über 50 und mehr Jahre geeignet.
• Wenn diese Argumente noch nicht ausreichend sind, lassen Sie sich konkret anhand von Beispielen zeigen, wie die tägliche Arbeit mit einem elektronischen Archiv erleichtert werden kann.